Cela fait partie des classiques lors d’une première rencontre que vous soyez dans un cadre privé ou professionnel : quel est votre métier ? / que faites-vous dans la vie ? /dans quels domaines travaillez-vous ? La réponse : « je suis Acheteur/responsable achats/directeur achats/ je travaille dans les Achats » laisse rarement indifférent nos interlocuteurs. D’ailleurs, celle-ci suscite généralement des réactions/émotions diverses et bien souvent négatives (surprise, suspicion, rire, méfiance, colère, dédain…).

Ces réactions témoignent très souvent d’une ignorance et du décalage de ce qu’est réellement la fonction Achats et la perception qu’en a notre environnement. Cependant, cela ne serait pas uniquement le résultat d’une ignorance de nos interlocuteurs mais démontrerait peut-être une incapacité des acteurs des Achats à communiquer voire à exercer leur métier de manière attractive et efficiente. Cela invite à se poser des questions clés sur ce métier auxquelles nous tenterons de répondre dans cet article. Cela non pas de manière dogmatique mais de façon à susciter une réflexion et vous donner une meilleure perception de ce qu’est réellement le métier des Achats.

Qu’est-ce que la fonction Achats ?

Bien qu’existant depuis la fin du 19^ème siècle, la fonction Achats telle qu’on la connait aujourd’hui n’a émergé que durant les 30 dernières années. En effet, les crises économiques successives, la concurrence grandissante et la réduction des marges ont obligé les grands groupes notamment du secteur industriel dans un premier temps, à repenser leurs modèles. Entrainant ainsi la mise en place de directions Achats se voulant comme stratégiques pour aider l’entreprise à maintenir ses marges et sa rentabilité.

Au-delà de l’histoire de la fonction achats, bien que ce soit un sujet passionnant (pour aller plus loin, le livre « La fonction achats de demain : analyse prospective par la méthode PM » de Natacha Trehan), ce qui intéresse la plupart d’entre nous est de savoir ce qu’est la fonction Achats aujourd’hui. Ceci dans le but de savoir pour ceux qui exercent ce métier où ils se situent dans leurs pratiques mais aussi permettre à ceux ne le connaissant pas et/ou voulant l’exercer d’avoir une meilleure idée des attendus en entreprise.

Un point qu’il convient de souligner avant d’aller plus loin dans cet article, est que la fonction Achats ne sera pas forcément définie de la même façon selon le contexte dans lequel on évolue.  A préciser que cette affirmation traduit un état de fait et non un jugement de valeur quelconque. En effet, si vous évoluez dans une direction Achats dites matures aussi bien en France qu’à l’international, les Achats seront une fonction clé de l’entreprise avec pour but de créer de la valeur au sein de l’entreprise. Qu’entend-on par direction Achats mature et création de la valeur me diriez-vous ?

Pas seulement un leitmotiv, une direction Achats mature répond aux critères clés suivants :

• La définition & la mise en place d’une stratégie Achats claire alignée à la stratégie globale de l’entreprise. Ce qui implique une stratégie Achats sur un moyen/long terme engageant les collaborateurs achats sur des actions au-delà de la réduction des coûts qui sont des moyens répondant à une vision de court terme.
• La définition d’objectifs lisibles et claires répondant à la stratégie fixée. Les fameux objectifs SMART (Spécifique, Mesurable, Accessible/Atteignable, Réaliste et Temporel) qui nous invitent à aller au-delà des moyens et des attentes (exemple avoir un outil e-procurement…) mais plutôt de répondre aux besoins liés à la stratégie Achats et celle de l’entreprise de manière globale.
• Des équipes Achats tournées vers l’efficacité car compétentes, motivées et valorisées dans l’exercice de leurs fonctions. Cela passe notamment par :

• • un partage et une appropriation de la stratégie et des objectifs Achats
  • une formation continue tout au long de l’exercice du métier Achats (ne se limitant pas à un diplôme supérieur),
  • une communication constructive et proactive des directions et des collaborateurs Achats auprès des personnes clés de l’entreprise (donneurs d’ordre, décideurs…) mais aussi en dehors (prestataires, homologues Achats…) afin de créer un climat attractif et de confiance,
  • une bonne gestion des carrières donnant des perspectives d’évolution.
• L’utilisation d’outil(s) e-procurement répondant aux objectifs Achats et à une stratégie définie en amont. En effet, l’outil d’e-procurement (gestion appels d’offres, sourcing, facturation…) quel qu’il soit se doit avant tout de répondre aux besoins et aux objectifs fixés en amont et être source de gain sur l’ensemble de la chaîne de valeur Achats (acheteurs, donneurs d’ordres, prestataires, approvisionneurs, service comptabilité…).
• La mise en place d’un système d’évaluation invitant à améliorer les pratiques Achats existantes et challenger les prestataires afin de créer un terreau d’innovation
• Un Sourcing & benchmark permanents des pratiques achats afin d’être au courant des innovations du marché. Ce qui devient un élément essentiel pour véritablement intégrer le paradigme digital et engager les écosystèmes de startups dans les projets de l’entreprise.
• Un positionnement des fournisseurs comme partenaires pour aider l’entreprise dans la mise en place de produits & services innovants
• L’intégration des normes RSE (Responsabilité Sociétale d’Entreprise) comme leviers de création de valeur et d’innovation au-delà de la communication

Tous ces éléments bien que non exhaustifs sont quelques prérequis pour une fonction Achats mature et créatrice de valeur ajoutée. Une création de valeur ajoutée qui se mesurera notamment par :

• L’impact dégagé par l’atteinte des objectifs globaux de l’entreprise
• L’impact du sourcing fournisseurs dans la réussite des projets et la satisfaction des clients/utilisateurs finaux
• La réduction du risque fournisseurs
• L’identification proactive des acteurs/prestataires/partenaires innovants
• …

Tous ces éléments nous montrent donc que la fonction Achats a un rôle stratégique à jouer au sein de l’entreprise qui va bien au-delà de la perception à laquelle elle est souvent cantonnée. Ainsi la fonction Achats est l’ensemble des ressources (humaines, outils, budgets…) permettant à l’entreprise de se procurer des biens et services en s’inscrivant dans une logique de création de valeur ajoutée et de rentabilité pérenne dans une démarche de partenariat avec ces différents interlocuteurs.

Quelle image les acteurs de la fonction Achats renvoient-ils ?

Comme nous l’avons déjà noté, il est juste de reconnaître que l’image que l’on se fait des Achats aujourd’hui est bien loin de ce que la fonction Achats souhaiterait renvoyer telle que décrite précédemment. En effet, force est de constater que les Acteurs Achats sont plutôt perçus comme des “empêcheurs de tourner en rond”, des administratifs exigeant la mise en place de processus chronophages loin de servir les intérêts de l’entreprise et encore moins perçus comme des donneurs d’ordre.

Auprès des prestataires, les acheteurs, au-delà d’être considérés comme des administratifs, sont vus comme des cost killers ne se souciant guère de la qualité des prestations/des produits mais obnubilés uniquement par une réduction drastique des coûts quelles qu’en soient les conséquences ou les répercussions.

Bien que vrai dans certains cas (notamment dans les structures moins matures), cette image de la fonction Achats aujourd’hui témoigne surtout d’un manque de confiance, d’une absence de lien, de communication entre les acheteurs et les interlocuteurs clés (prestataires, donneurs d’ordre, décideurs…).

Cependant, les professionnels des Achats s’ils s’en donnent les moyens peuvent sortir de cette spirale et annihiler ce décalage entre ce qu’est la fonction Achats et sa perception en restaurant le lien entre la fonction Achats et ses interlocuteurs clés.

Quelles sont les actions qui aideraient à réduire le décalage entre perception et réalité de la fonction Achats ?

Certes plusieurs actions ont été menées par plusieurs directions Achats (peut-être est-ce le cas pour vous qui lisez cet article ?!) pour conquérir ou reconquérir les clients internes et les prestataires. Néanmoins, la plupart de ces actions sont loin de porter les fruits escomptés.  Effectivement, ces actions bien qu’intéressantes font souvent l’impasse sur l’élément essentiel qui est la perception que les acheteurs ont eux-mêmes de leur métier. Vous ne pourrez convaincre votre interlocuteur de l’importance et de la valeur que vous apportez que si vous en êtes vous-même convaincu.

Aussi, les acheteurs pour convaincre les clients internes ainsi que les prestataires doivent avant tout:

• s’approprier leur métier comme étant stratégique
• s’approprier les objectifs et la stratégie de l’entreprise et de la direction Achats
• être dans une vision globale et approche holistique de l’exercice du métier des Achats.

Cela tient du bon sens me direz-vous mais force est de constater que cela n’est pas toujours le cas. En effet, je vous mets au défi de faire une étude au sein de votre structure et de dégager un pourcentage supérieur à 50% des collaborateurs Achats ayant une pleine connaissance de la stratégie de l’entreprise et de la stratégie Achats.

Les directeurs/responsables Achats doivent redoubler d’effort pour informer et engager leurs collaborateurs dans leur vision/stratégie Achats, afin de les aider à donner du sens aux tâches administratives souvent rébarbatives et aussi pouvoir en faire la pédagogie auprès des clients internes et des prestataires. Tout cela dans le but de pouvoir sortir du discours injonctif et légaliste du respect d’une procédure et de se positionner comme étant au service au sens noble de l’intérêt de l’entreprise.

Cela passe également par une vision/stratégie Achats s’inscrivant sur le long terme. Responsables achats, engagez vos acheteurs sur des actions de long terme et non sur des gains immédiats dont la pérennité est très aléatoire. En effet, cela laisse la place à la créativité et à la projection qui sont source d’engagement et d’implication. Cela crée également un climat favorable à la création du lien, à l’instauration d’un climat confiance.

En conclusion, le métier des Achats est un métier stratégique de l’entreprise nécessitant de sortir du rôle de gestionnaire d’appels d’offres, de cost killers ou de rédacteurs de contrats en instaurant un relationnel de confiance qui s’inscrit sur la durée et requiert une curiosité permanente pour bien comprendre les enjeux de l’entreprise et capter les innovations du marché à l’ère du digital dans le but de créer de la valeur.